El otro dia me encontré con un caso, que seguramente muchos os habéis encontrado alguna vez. Tenia dos hojas de calculo (por no decir excel) que en uno tenia los dos apellidos y el nombre (por lo menos estaban separados por una coma) y en el otro el nombre estaba en el orden de nombre y dos apellidos. Me gusta muy poco, por no decir nada, que me pongan el nombre y los apellidos en el mismo campo, pero que le vamos ha hacer, me vino así. Total que estos listados estaban destinados para crear un email personalizado, y la verdad, queda muy mal mandar el email con «Estimado Fernandez Martinez, Francisco».  Ante tal escenario, solo hay 3 opciones, la primera que es pedir que la persona que te lo ha mandado te lo ponga bien, algo que todos sabemos no va a ser, o hacerlo uno mismo, algo que sabemos va a ser lo que va a suceder.

En mi terminal de trabajo uso Linux, mas concretamente Linux Mint, y a la hora de abrir hojas de calculo uso Libre Office Calc, pero uno a la hora de trabajar con funciones de hojas de calculo esta acostumbrado a Excel, tengo que decir que la diferencia es minima, y si uno conoce las funciones que tiene que usar, da igual usar uno u otro programa.

Para realizar esta tarea use las funciones CONCATENAR, DERECHA, IZQUIERDA, LARGO , ENCONTRAR y REDUCIR

Vamos a ver un poco por encima estas funciones a ver que hacen.

La función CONCATENAR(texto;texto1;texto2;…): Esta función sirve, como su propio nombre indica, para concatenar cadenas de texto.

La función DERECHA(texto;número): Devuelve el ultimo carácter o los últimos caracteres de un texto.

La función IZQUIERDA(texto;número): Devuelve el primer carácter o los primeros caracteres de un texto.

La función LARGO(texto): Devuelve la longitud de una cadena de texto.

La función ENCONTRAR(texto_buscado;texto;num_inicial): Busca un valor de texto dentro de otro tomando en cuenta las mayusculas y minúsculas.

La función REDUCIR(texto): Elimina los espacios del texto, excepto el espacio normal que se deja entre palabras.

Bien con estas funciones vamos a encontrar la solución a nuestro problema. Supongamos los siguientes datos de ejemplo en nuestra hoja de calculo

Primero vamos a buscar la posición de la , y esto lo haremos con la función ENCONTRAR.

Nos situamos en la celda B1 y escribimos en la linea de funciones:

=ENCONTRAR(«,»;A1)

Esta función nos devolvera 19, que es la posición que ocupa la , en el texto de la celda A1

Una vez encontrada la posición, vamos a extraer los apellidos, para eso usaremos la función IZQUIERDA la cual la usaremos concatenada con la función ENCONTRAR.

=IZQUIERDA(A1;ENCONTRAR(«,»;A1)-1)

Esta función nos devolvera FERNANDEZ MARTINEZ. El -1 del final es por que si le pasamos directamente el encontrar nos incluye la , y eso no nos interesa, nos interesa solo los apellidos.

Ahora vamos a extraer el nombre, y para hacer eso usaremos la función DERECHA, la función LARGO, y otra vez la función encontrar.

Empezaremos usando la función LARGO la cual nos devuelve el total de numero de caracteres que tiene la cadena de texto.

=LARGO(A1)

Esta función nos devuelve 29, ahora vamos a usar de nuevo la función ENCONTRAR(«,»;A1)

=LARGO(A1)-ENCONTRAR(«,»;A1)

Esto nos devolvera 10, que es el numero de caracteres que hay desde la , hasta el final de la cadena. Hay que tener en cuenta que según tengamos escrita la cadena puede haber un espacio en blanco o no incluido en ese numero, eso es algo que solucionaremos mas tarde con otra función.

Ahora que sabemos cuantos caracteres tiene el nombre, podemos extraerlo con la función DERECHA.

=DERECHA(A1;LARGO(A1) – ENCONTRAR(«,»;A1))

Esto nos devolvera FRANCISCO. Ahora fijaros si el texto resultante tiene un espacio en blanco delante o no, esto dependerá de como lo han escrito en origen, para eliminar los espacios que puede haber al principio o al final usaremos la función REDUCIR.

=REDUCIR(DERECHA(A1;LARGO(A1) – ENCONTRAR(«,»;A1)))

Esta función nos devolvera FRANCISCO sin espacios delante.

Ahora nos queda CONCATENAR las partes que tenemos, y esto nos deja la siguiente función. En esta función final uso la función REDUCIR para que envuelva a toda la cadena y elimine los posibles espacios en blanco no deseados.

=REDUCIR(CONCATENAR(DERECHA(A1;LARGO(A1) – ENCONTRAR(«,»;A1));» «;IZQUIERDA(A1;ENCONTRAR(«,»;A1) -1)))

Una vez aplicada la función, en la celda B2 nos aparece FRANCISCO FERNANDEZ MARTINEZ, es decir ordenado, sin comas y sin espacios extra.

Ahora solo nos quedaria aplicar la formula en toda la columna (doble clic en el punto negro de la esquina inferior derecha) teniendo la celda B1 seleccionada.

Finalmente, si queremos eliminar los datos originales y quedarnos solo con los nuevos datos, ya ordenados, seleccionaremos la columna B, la copiaremos, y haremos un pegado especial de solo texto encima de la columna A, aceptaremos la advertencia que nos da, y eliminaremos la columna B, y con esto ya tenemos todos nuestros datos en el formato deseado.

Espero que os sirva.